Facturación e impuestos

Cambios de la versión 1.1 (COBRO.2.3): la cuenta de cobro se arma según el tipo del Cliente, con sus declaraciones y su norma; la tarifa de software a quien no declara es el 10 %; la reteICA y las estampillas van en su renglón y se registran aparte de la retención de renta.

Es la explicación pública para el contador del Cliente.

1. Quién cobra y con qué documento

OrquestaCX es operada por una persona natural comerciante domiciliada en Soledad (Atlántico), cuyo nombre y NIT constan en la propuesta, en el contrato y en cada cuenta de cobro; no responsable de IVA (art. 437, parágrafo 3 del Estatuto Tributario) y no obligado a expedir factura (art. 616-2 del Estatuto Tributario y art. 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016). Por eso el Cliente recibe una cuenta de cobro por cada corte, con consecutivo, fecha, concepto, valor, la condición de declarante de renta («Declarante de renta: SÍ») y la cuenta bancaria.

La cuenta trae las declaraciones del tipo del Cliente (una sola versión por tipo, cortas y con su norma entre paréntesis): no responsable de IVA, servicio excluido, no obligado a facturar y qué documento soporte genera el Cliente, la retención que corresponde, dónde se causa el ICA y que no es una relación laboral. Con una entidad pública trae también los datos del contrato (número, CDP y RP) y sus requisitos. La copia del RUT y la certificación bancaria se descargan con la cuenta cuando OrquestaCX las tiene cargadas; si no, se entregan aparte. Con un Cliente responsable de IVA, la copia del RUT es obligatoria (art. 437, par. 3).

2. IVA

Ningún renglón lleva IVA: al no responsable le está prohibido cobrarlo (art. 437, parágrafo 1). La suscripción es, además, un servicio de computación en la nube excluido de IVA (art. 476, numeral 21). El valor de cada cuenta de cobro es el total a pagar.

3. Retención en la fuente: quién la practica y cómo

• No la practica OrquestaCX; la practica el Cliente solo si es agente de retención: toda persona jurídica (SAS, Ltda., ESAL, cooperativa, entidad pública) y la persona natural comerciante cuyo patrimonio bruto o ingresos brutos del año anterior superaron 30.000 UVT (art. 368-2). Una persona natural pequeña no retiene. Los contribuyentes del Régimen Simple no retienen (art. 911).
• Concepto y tarifa (los asigna el agente de retención): licenciamiento o derecho de uso de software 3,5 % a quien declara renta y 10 % a quien no (art. 1.2.4.3.1, parágrafo, del Decreto 1625 de 2016), sin base mínima; o servicios en general 4 % (declarante de renta) / 6 % (no declarante), sobre pagos iguales o superiores a 2 UVT (Decreto 572 de 2025, vigente de nuevo desde el 1 de julio de 2026). OrquestaCX declara renta. La capacitación o consultoría cobrada aparte puede tratarse como honorarios (10 %; 11 % sobre 3.300 UVT con ese Cliente). La tabla del art. 383 no aplica a la suscripción: no es renta de trabajo.
• Mecánica: el Cliente descuenta la retención al pagar, la declara y la paga en su declaración mensual de retenciones, y entrega a OrquestaCX el certificado de retención del art. 381 a más tardar en marzo del año siguiente (o antes, si se le pide); mientras tanto sirve el comprobante de pago donde conste la retención. OrquestaCX registra en el panel cuánto retuvo cada cliente y el certificado pendiente.
• ReteIVA: no aplica, porque no se cobra IVA.
• ReteICA: el impuesto de industria y comercio de un servicio se causa en el municipio donde se ejecuta (art. 343, numeral 3, de la Ley 1819 de 2016). OrquestaCX se ejecuta desde Soledad (Atlántico), donde tributa. Por eso no procede reteICA de otro municipio. Solo un agente de retención de ICA en Soledad la practica, y solo mientras OrquestaCX esté en el régimen simplificado del ICA de ese municipio: 7 por mil sobre la suscripción (hasta 8,4 por mil si el agente suma avisos y bomberil, a confirmar con su contador). En el régimen común OrquestaCX se autorretiene y no le retienen. Mientras no esté inscrito, la cuenta no la resta.
• Estampillas (solo con entidades públicas): dependen de quién contrata y las liquida y descuenta la entidad: con un municipio del Atlántico, 4,5 % departamental más las del propio municipio; con la Gobernación del Atlántico o sus entidades, 9,3 %; con el Distrito de Barranquilla, 2,5 %; con una entidad nacional, ninguna (la estampilla nacional grava solo contratos de obra). Fuera de esta tabla la cuenta no resta estampillas.
• Cómo se registra cada pago: la retención de renta, la reteICA y las estampillas se anotan por separado. Solo la retención de renta es anticipo del impuesto de renta de OrquestaCX y va en el certificado del art. 381; la reteICA es del municipio y las estampillas son un impuesto del contrato.

4. Documento soporte

El Cliente que quiere deducir el gasto genera el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura (art. 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016; Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.2.2.1 y 1.5.2.2.2) con el nombre, NIT y valor de cada pago, por operación o acumulado en la semana: electrónico si factura electrónicamente; en papel, sin transmitirlo, si no. Es su obligación, no la de OrquestaCX; la cuenta de cobro trae todos los datos para hacerlo. Una entidad pública no contribuyente no lo genera: la cuenta, con el contrato y el visto bueno del supervisor, soporta el pago.

5. Seguridad social

Este contrato es una suscripción a un software, no un contrato de prestación de servicios personales; no aplica la verificación ni la retención de aportes del Decreto 1273 de 2018. OrquestaCX cotiza a seguridad social por cuenta propia como independiente. Con una entidad pública, la ley de contratación estatal pide la planilla de aportes pagada en cada pago (Ley 80 de 1993, art. 41, par. 1, modificado por la Ley 1150 de 2007, art. 23): OrquestaCX la entrega aparte con cada cuenta.

6. Cuando OrquestaCX cambie de estado tributario

Si OrquestaCX pasa a ser responsable de IVA o facturador electrónico (por superar los topes legales o por decisión), lo avisa con 30 días: desde el siguiente corte emite factura electrónica de venta, la suscripción sigue excluida de IVA y el alta, la capacitación y la consultoría llevan IVA del 19 %. Si entra al Régimen Simple, además nadie le practica retenciones (art. 911).

7. Clientes fuera de Colombia

No se practica retención colombiana; la exportación de servicios es exenta (art. 481, literal c). El Cliente aplica lo que exija la ley de su país y paga en la moneda y el medio pactados.

Consultas: comercial@orquestacx.com (asunto «Facturación»).