Consentimientos y avisos por WhatsApp

Estos textos se cargan como plantillas y mensajes del bot; la plataforma registra la respuesta como prueba.

1. Opt-in (autorización para escribir primero)

Meta exige que la persona dé permiso claro, por categoría, y que pueda retirarlo fácil. Se recoge en el punto de contacto (formulario web, mostrador, contrato, el mismo WhatsApp) y se guarda.

En el sitio o formulario de la empresa (casilla sin marcar):

Autorizo a [Empresa] a escribirme por WhatsApp al [número] para: ☐ información de mi pedido o cita · ☐ recordatorios · ☐ ofertas y novedades. Puedo cancelar cuando quiera respondiendo baja. [Política de datos].

En WhatsApp, cuando la persona escribe primero (primer mensaje del bot):

Hola, soy el asistente automático de [Empresa]. Para atenderte guardamos tu número y lo que nos escribas ([política]). ¿Autorizas? Responde SÍ. Si prefieres hablar con una persona, escribe persona.

Confirmación:

Listo, autorización registrada el [fecha] a las [hora]. Escribe baja si no quieres más mensajes o datos para conocer tus derechos.

2. Aviso de sistema automático y salida a persona (el aviso es obligatorio; la salida a persona viene encendida y la empresa puede apagarla, salvo en Instagram)

Soy el asistente automático de [Empresa]. Escribe persona cuando quieras para que te atienda alguien del equipo.

Si la empresa apagó la salida a persona: «En este chat te atiende el asistente. Si prefieres hablar con alguien: [otra forma de contacto]». Cuando entra una persona: «Te atiende [Nombre] de [Área]». Fuera de horario: «Ahora no hay nadie; tu solicitud quedó registrada y te contestan el [día] desde las [hora]».

3. Baja

Entendido. No te enviaremos más mensajes de [categoría]. Si necesitas algo, puedes escribirnos cuando quieras. La baja se aplica de inmediato y queda registrada; solo se conservan los mensajes que la persona pida o los de servicio de una operación en curso (Ley 2300, art. 8).

4. Cobranza (Ley 2300 de 2023)

Antes de la primera gestión, la empresa elige con la persona el canal (la ley, art. 2) y se guarda:

[Empresa]: para tus recordatorios de pago, ¿por dónde prefieres que te escribamos? 1) WhatsApp 2) Correo 3) Llamada. Puedes cambiarlo cuando quieras.

Recordatorio (solo lunes a viernes 7:00–19:00, sábados 8:00–15:00, una vez al día y un canal por semana):

Hola [Nombre], te recordamos que tu cuota de [mes] por $ [valor] vence el [fecha]. Si quieres ver alternativas de pago, responde opciones; para hablar con una persona, persona.

Reglas cableadas en la plataforma: no se envía fuera de horario ni en festivos; no más de un mensaje al día; no se pregunta el motivo de la mora; no se contacta a referencias; el codeudor recibe el mismo trato; las excepciones (confirmación de pago, alerta de fraude, lo que pidió la persona) se marcan como tales.

5. Datos sensibles y menores

El bot no pide datos sensibles (salud, biometría, origen, opinión política) salvo que la empresa lo configure con base legal y aviso de que la respuesta es facultativa:

Esta pregunta es opcional y trata datos sensibles; puedes no responderla. No se atiende a menores sin su representante; si el bot lo detecta, pasa a una persona.

6. Derechos por WhatsApp

datos → «Puedes conocer, actualizar, corregir o borrar tus datos y revocar tu autorización escribiendo a [correo de la empresa]. Te respondemos en máximo 10 días hábiles (15 si es un reclamo).»

7. Prueba que guarda la plataforma

Identificador del contacto, mensaje mostrado, respuesta, fecha y hora (Bogotá), plantilla usada y su versión. La empresa puede exportarla desde la ficha del contacto (historial › consentimiento).